Метод АБВ
Более важные и менее важные дела в течение дня, недели, месяца, да и года остаются в целом неизменными (как части общей их совокупности).
Задачи бывают трех классов с точки зрения достижения профессиональных и личных целей. Многие руководители уже работают по этому принципу. И к важнейшим задачам (класс А) они приступают в первую очередь, не обращая внимания на их удельный вес. Анализ АБВ исходит из трех правил, подтвержденных опытом:
- важнейшие задачи (категория А) составляют, примерно, 15% количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Однако вклад этих задач в достижение цели “весит”, примерно, 65%.
- на важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего их числа, и “вес” их значимости для руководителя - тоже 20%
- менее важные, “текущие” дела (категория В) составляют 65% общего числа задач, но составляют всего около 15% общей “стоимости” всех дел руководителя.
15 попаданий в нехватку времени
1. Составляйте на каждый день список дел, которые нужно непременно завершить, а также список заданий, которые желательно выполнить. Подготовьте наборы дел на будущую неделю, месяц.
2. Накануне упорядочьте дела по важности.
3. Используйте для творческой работы утренние часы и “время без телефона”.
4. Делегируйте своим сотрудникам рутинную работу. Делегируйте не только задания и права, но и связанную с ними ответственность. Только передав ответственность, вы можете быть спокойным за то, что работа будет выполнена.
5. Не допускайте “обратного делегирования” от подчиненных, не старайтесь вступать в детальное обсуждение с сотрудниками, которым уже передали права и ответственность.
6. Имейте прямые источники информации (от первоисточников): данные, проходящие много этапов, как правило, неполны, неточны или устарели.
7. От хорошего руководителя идут умения управлять в чрезвычайных ситуациях. Разработайте заранее план своих действий в тех критических ситуациях, которые можно предвидеть.
8. Постоянно открытые двери стимулируют ваших сотрудников к встречам и без особой надобности. Установите время посещений и увидите, насколько быстрее будут решаться поставленные задачи.
9. Принимать посетителей без вызова необходимо лишь по вашим вопросам и в порядке исключения.
10. Не забывайте, что чрезмерное увлечение совещаниями ведет к значительным потерям времени.
11. Успех без признания приводит к разочарованию. Каждый хорошо работающий сотрудник с полным правом рассчитывает на признание и поощрение.
12. По тому, каким способом, в какой форме и с какой скоростью сотрудники получают информацию, они оценивают, какова их реальная значимость в глазах руководителей. Если их доступ к информации затруднен, они чувствуют себя приниженными.
13. Каждому требуется информация о качестве собственного труда (и оперативно); сотруднику она нужнее, чем его начальнику.
14. Сотрудники остро реагируют, если их старания и полученные ими лучшие результаты приводят только к тому, что их еще больше нагружают. Так убивают инициативу.
15. Не спешите с резкой критикой подчиненных: знайте, абсолютное большинство людей не могут работать и решать творческие задачи в условиях недоброжелательной критики или ее угрозы. Угроза независимо от воли выключает мыслительный аппарат. Разработайте критику подчиненных и содействия решению задач.